A számla kiállításának szabályai, formai követelményei

Elsőre talán nevetségesnek tűnik ez a téma, de sokszor találkozunk olyan Ügyféllel, akinek ebben is segítséget kell nyújtani. S ki lenne rá alkalmasabb, mint a könyvelő?

De nézzük részletesebben: minden vállalkozás köteles számlát kiállítani minden egyes termékének értékesítésekor, vagy szolgáltatásának teljesítésekor. Ugyanez érvényes abban az esetben is, ha a megrendelőnk, vásárlónk előleget fizet. Vannak olyan cégek, akiknek nem muszáj Áfás számlát kiállítaniuk; nekik elegendő egy nyugtát írniuk. S akadnak olyan vállalkozások is, akik olyan tevékenységet végeznek, például kisbolt, ahol lehetetlenség lenne minden vásárlónak számlát írni. Ők használhatnak pénztárgépet is. (Ezzel a témával később még részletesebben foglalkozunk)

Mi most elsősorban a „hagyományos” számlával fogunk foglalkozni, hiszen könyvelőirodaként ezzel találkozunk a legtöbbször. S ennek kiállításával kapcsolatban szoktak felmerülni a legérdekesebb kérdések.

Egy könyvelő számára a számla rengeteg információt tartalmaz – feltéve, ha első nekifutásra el tudjuk dönteni miről is szól, ki állította ki és kinek a részére. Manapság nagyon elterjedtek már a géppel készült, külön szoftver által kiállított számlák, mégis sok vállalkozás a régi fajta, kézzel írt számlatömbre esküszik. Ennek viszont megvan az a hátránya, hogy nagyobb a hibázási lehetőség, s minket, könyvelőket arra ösztönöz, hogy grafológiai tanulmányokat is folytassunk. Így az első és legfontosabb, hogy amikor kiállítunk egy számlát, próbáljuk meg elővenni a legszebb, nyomtatott nagy betűinket, s olvashatóan odabiggyeszteni minden szükséges adatot, megkönnyítve ezzel a könyvelő dolgát.

A számla bal felső sarkába van a Szállító, azaz a mi adatainknak a helye. Ezt legegyszerűbben a céges pecséttel tudjuk megoldani, melyen szerepel a vállalkozásunk neve, székhelyének pontos címe és a vállalkozás adószáma. Sokan még a bankszámla számukat is rátetetik, ami egy átutalással fizetett számla esetében nagyon praktikus lehet; hiszen akkor nem nekünk kell kézzel ráfaragni ezt a papírra – mellyel megnő a hibalehetőségek száma is.

A bizonylat jobb felső sarka a Vevő részére van fenntartva. Amennyiben cég vásárol tőlünk, ő is rányomhatja saját pecsétjét a számlára, de kézzel is ki lehet tölteni. Szintén a vállalkozás nevének, székhelyének és adószámának megadására kötelez minket a törvény.

A partnerek adatai alatti részben tudjuk megadni – balról jobbra haladva -, hogy átutalással, vagy készpénzzel lesz-e rendezve a számla összege. Készpénzes fizetés esetén csak akkor állítsunk ki számlát, mikor ténylegesen meg is kaptuk a pénzt. Ebben az esetben a számla teljesítési ideje, kiállításának dátuma és a fizetési határideje is ugyanaz a nap lesz, vagyis a mai nap, amikor kiállítottuk a számlát.
Amennyiben átutalással szeretne fizetni a vásárlónk, akkor a dátumokra oda kell figyelni, mert ebből nagy kavarodások szoktak lenni. A számla teljesítési ideje az, amikor ténylegesen elvégeztük a munkát, vagy átadtuk a terméket partnerünknek. A számla kiállításának dátuma az a nap, amikor megírjuk a bizonylatot. De vigyázat: a teljesítési idő és a kiállítás dátuma között maximum 14 nap telhet el! A teljesítési idő a legfontosabb egy könyvelő számára, mert ez a dátum dönti el, mikor kell a számla Áfa-tartalmát bevallani, s mikor kell a vállalkozással azt megfizettetni az Adóhatóság felé.
S végül, a fizetési határidő. Alapvetően a teljesítéstől számított 8 napon belül kell átutalni a számla ellenértékét, de ettől szabadon el lehet térni. Vannak bizonyos iparágak, ahol például 30 napos határidőt szoktak megadni.

A következő lépés, hogy feljegyezzük, miről is állítjuk ki a bizonylatot. Egy ház megépítéséről, postai futárszolgáltatásról, 3 péksüteményről, vagy éppen a havi könyvelési díjról. Könyvelőirodánkban ez az a része a számláknak, melyen adott esetben nagyon jól tudunk mulatni, hiszen egyes emberek kézírásának kiolvasásakor vicces dolgokról is szólhat egy-egy bizonylat. Előfordult, hogy értékes perceket vett igénybe, mire rájöttünk, mit is vásárolt némelyik Ügyfelünk.

Igazság szerint a számlák azon soraival, oszlopaival már nem szokott probléma lenni, ahova az összegeket kell írni. Talán csak az Áfa összegének kiszámítása, és a készpénzes bizonylatok esetében a kerekítési szabályok okoznak gondot. De ez koránt sem jellemző annyira, mint a már említett belső rész, vagyis hogy miről szól a számla.

Végezetül, 16. kerületi könyvelőirodánk összes dolgozója, s a magam nevében is arra tudom kérni a Kedves Ügyfeleket, Ügyvezetőket, hogy egy-egy bizonylat kiállításánál jussunk eszükbe mi, könyvelők; s úgy írják meg számláikat, hogy az bárki számára egyértelmű, s olvasható legyen. Ha pedig nem biztosak a dolgukban, hívjanak fel, állunk rendelkezésükre.